Dal 1 gennaio 2019 è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica sia per i privati che per le aziende e i liberi professionisti con partita IVA non appartenenti al regime forfettario. Con lo scopo di aiutare queste categorie di utenti, abbiamo deciso di realizzare una guida in cui vi spieghiamo come fare fatture elettroniche in maniera molto semplice.
Fattura elettronica: cos’è
Rispetto alla forma cartacea, la fattura elettronica si differenzia soltanto per due aspetti: è necessario utilizzare uno smartphone, un tablet o un computer e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il codice destinatario SDI (Sistema di Interscambio).
In questo caso, l’SDI assume il ruolo del postino poiché si occupa di verificare se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico al quale cliente desidera che venga recapitata la fattura e controlla che la partita IVA del fornitore e la partita IVA o il codice fiscale del cliente siano esistenti.
In caso di esito positivo dei controlli effettuati, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario. Colui che ha inviato la fattura elettronica, inoltre, riceverà una sorta di notifica contenente la data e l’ora di consegna del documento.
Fattura elettronica: chi deve farla e chi no
Prima di scoprire come fare le fatture elettroniche, bisogna fare un ulteriore chiarimento: conoscere coloro che devono emettere la fattura e chi no. Le imprese e i lavoratori autonomi che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio e quelli che rientrano nel regime forfettario sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica. In ogni caso, essi possono comunque emetterla. Alle imprese e ai lavoratori autonomi rientranti nel regime forfettario e di vantaggio possono aggiungersi anche i piccoli produttori agricoli.
Fattura elettronica: i vantaggi
La fatturazione elettronica porta con se diversi vantaggi. Innanzitutto, non prevede l’utilizzo della carta, fa risparmiare i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti, rende più veloce il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse e inoltre si incrementa l’efficienza dei rapporti commerciali tra clienti e fornitori dato che viene espressamente riportata la data di emissione e di consegna della fattura.
Cosa serve per fare le fatture elettroniche
Per fare le fatture elettroniche è necessario disporre di un computer, uno smartphone o un tablet e un programma che consente di compilare la fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate.
Quest’ultima mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di software per fare le fatture elettroniche. Il primo prevede l’utilizzo del portale Fatture e Corrispettivi, il secondo prevede il download sul PC di un programma mentre il terzo prevede lo scaricamento dell’app Fatturae disponibile sia per Android che per iOS. In alternativa, è possibile sfruttare dei software di terze parti come quello messo a disposizione da Aruba.
Oltre a questo, per emettere una fattura elettronica, è necessario disporre di un file XML preimpostato (contenente tutti i dati di chi deve ricevere il documento), un account per comunicare correttamente con il Sistema di Interscambio, la firma elettronica per validare le fatture e il codice univoco SDI di chi deve ricevere la fattura.
Per chi non lo conoscesse, il codice identificativo del Sistema di Interscambio è un codice numerico composto da 7 cifre che è legato in maniera univoca alla partita IVA di una società o di un libero professionista. Nel caso in cui vorreste inviare una fattura a un privato, invece, dovrete entrare in possesso del suo indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) e inserirlo al posto del codice SDI.
Come fare le fatture elettroniche
Per fare una fattura elettronica potete sfruttare due strade: affidarvi a un intermediario che può essere un commercialista oppure acquistare un abbonamento a una piattaforma che si occupa di emettere le fatture elettroniche.
In quest’ultimo caso, avrete la possibilità di accedere a un’interfaccia molto semplice e intuitiva nella quale vi basterà soltanto inserire i dati necessari per emetterla (dati anagrafici, codice SDI, firma elettronica e così via) per poter generare alla fine il file XML, inviarlo al Sistema di Interscambio e archiviarlo.
Se scegliete di utilizzare il portale Fatture e Corrispettivi presente sul sito Internet dell’Agenzia delle Entrate, invece, fate in questo modo:
- Aprite il browser predefinito sul vostro computer, collegatevi alla pagina Fatture e Corrispettivi e compilate i campi richiesti inserendo il codice fiscale o il codice Entratel, la password e il codice PIN e premendo su Accedi. In alternativa, potete effettuare l’accesso utilizzando le credenziali SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale) oppure sfruttando il CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
- Una volta effettuato correttamente il login, compilate tutti i campi presenti nella sezione Identificativi fiscali, ossia partita IVA, codice fiscale, nome, cognome e così via. Una volta salvati i dati riportati in tale schermata, non verrà più proposta per la compilazione delle fatture successive.
- A questo punto, inserite i dati del cliente compilando i campi presenti sotto la sezione Cliente, ossia partita IVA, codice fiscale, denominazione, nome, cognome e così via. Ricordatevi di compilare sempre il campo Codice destinatario presente alla fine inserendo il codice di 7 cifre alfanumerico. Nel caso si tratti di un privato, allora inserite il valore 0000000 nel campo Codice destinatario e inserite l’indirizzo di posta elettronica certificata nel campo PEC destinatario presente a fianco. Qualora il cliente non vi avesse comunicato alcun indirizzo telematico (perché ad esempio si tratta di un’impresa o di un libero professionista appartenente al regime di vantaggio o forfettario), dovrete compilare il campo di Codice destinatario inserendo 0000000. Badate bene che, in quest’ultimo caso, il Sistema di Interscambio non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente ma si troverà nell’area di consultazione riservata presente sul sito Web dell’Agenzia delle Entrate. Dunque, dovrete fornire al cliente anche una copia cartacea e ricordargli che la fattura originale è quella elettronica e potrà consultarla e/o scaricarla nell’area riservata personale del sito dell’Agenzia.
- Adesso, è necessario inserire i dati riguardanti la natura, la quantità e la qualità del bene ceduto o del servizio prestato, oltre ai valori di imponibile, aliquota IVA e imposta negli appositi campi.
- Conclusa la procedura di compilazione della fattura elettronica, controllate tutte le informazioni inserite e salvate il file nel formato XML. Questo potrà essere visualizzato e salvato anche nel formato PDF.
A questo punto, per inviare la fattura elettronica al cliente, potete utilizzare diverse strade: il servizio online presente sul portale Fatture e Corrispettivi, l’app Fatturae sul vostro smartphone o tablet, inviare il file come allegato all’indirizzo PEC sdi01@pec.fatturapa.it oppure sfruttare un canale telematico (FTP o Web service) preventivamente attivato con il Sistema di Interscambio.
Dopo che il SDI ha effettuato un controllo sulla fattura, otterrete un messaggio che può essere la Ricevuta di scarto (se la fattura elettronica non è corretta), la Ricevuta di consegna (se tutto è andato per verso giusto) o la Ricevuta di impossibilità di consegna.
Nel primo caso, viene indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto; nel secondo, la fattura viene correttamente trasmessa al destinatario; mentre nel terzo la fattura viene considerata emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta ai fini fiscali dal cliente. In questo caso, è importante avvisare il cliente che la fattura elettronica è a sua disposizione nell’area di consultazione riservata.
Per scoprire tantissime altre informazioni riguardanti la fattura elettronica e i servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, vi suggeriamo di consultare il PDF online ufficiale.
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