Molte volte è accaduto di aver creato un indirizzo email con un nickname o un nome di fantasia e ci siamo resi conto che invece, con il passare del tempo, abbiamo bisogno di un nuovo indirizzo che ricalca la nostra vera identità.
Creare un nuovo account Google è operazione da pochi minuti, ben più complesso è invece trasferire tutti i nostri dati da un account Google ad un altro, magari proprio ad un nuovo account.
Ricordiamoci che in un account Google sono salvate le nostre email, il log delle chat, i nostri files, i nostri contatti, il calendario personale e se vogliamo che tutto questo sia presente nel nostro nuovo account dobbiamo semplicemente seguire questa guida.
Requisiti per trasferire un account Google
Ovviamente per effettuare questa “migrazione” avrete bisogno di :
- username e password del vecchio e del nuovo account Google
- Aprire le schermate dei due account su due browser differenti (due tra Google Chrome, Mozilla Firefox ed Edge, ad esempio), in modo da poter accedere agli account contemporaneamente (fortemente consigliato)
- Mozilla Thunderbird (N.B.: potete effettuare la stessa procedura senza avere Thunderbird, ma vi assicuro che farlo con questo Software vi dimezzerà i tempi).
Ad oggi Google non ha reso disponibile nessun tool che permette, con un semplice click, di effettuare questa operazione e vi ricordo che non appena migreremo i dati da un vecchio account ad un nuovo account perderemo tutti gli stessi dal vecchio. Ogni volta che però effettueremo questa operazione, Google ci avviserà più volte per avere consenso.
Trasferire email, filtri e i log delle chat
Una soluzione rapida ed indolore è quella di attivare l’opzione “inoltro”; per farlo accedete al vostro account “vecchio” di Gmail e dalle impostazioni recatevi nella casella “Inoltro e POP/IMAP“, come da immagine:
Cliccate sul pulsante “Aggiungi un indirizzo di inoltro” ed inserire quindi il nuovo indirizzo di posta Gmail che vorrete utilizzare. Vi consiglio di attivarlo sulla nuova utenza in modo da assicurarvi che tutte le email che accidentalmente possano arrivare sulla vecchia utenza vengano in automatico dirottate sulla nuova.
Configurare Gmail per IMAP
Ora, sempre dall’account Gmail “vecchio”, bisogna configurare IMAP. Come potete vedere dall’immagine mostrata in precedenza, andando in Impostazioni > inoltro e POP/IMAP dovrete accertarvi che sia spuntata l’opzione “Attiva IMAP“. Ora fate click su “Salva modifiche“.
Etichette
Andate ora su Impostazioni > Etichette, come da immagine:
Assicuratevi che ogni etichetta di sistema (che sono essenzialmente cartelle nel sistema IMAP), della quale si desidera eseguire il backup, abbia spuntata l’opzione “Mostra in IMAP“. Per impostazione predefinita “chat” non è selezionata, quindi assicuratevi di controllare che lo sia. Le uniche etichette che si dovrebbe deselezionare durante questo processo sono quella dello Spam e nel Cestino (a meno che in realtà non si ha un motivo valido per migrare anche lo spam e il cestino nel nuovo account Google).
Esportare i filtri di Gmail
Non tutti usano i filtri, ma se avete avuto la necessità di farlo avrete sicuramente voglia di farne un backup ed esportarli nel nuovo account. Per farlo cliccate su Impostazioni -> Filtri e indirizzi bloccati.
Ogni filtro creato ha una voce distinta con una casella di controllo accanto a esso. Selezionate il filtro che vi interessa e clicca sul pulsante “esporta” in basso. A questo punto verrà creato e scaricato un file chiamato “mailFilters.xml“: mettetelo da parte per la fase successiva.
Thunderbird
Visto che abbiamo abilitato il nostro vecchio account per essere gestito con il protocollo IMAP, possiamo a questo punto installare Thunderbird. Dopo aver effettuato l’installazione di Thunderbird, eseguitelo e seguite le istruzioni della procedura guidata di installazione, collegando il vostro vecchio account Gmail e configurando il tutto inserendo username e password.
Riguardate bene le cartelle dentro Thunderbird e controllate che ci siano tutte. Se ci sono tutte potete continuare, altrimenti la cartella non presente dentro il gestore di posta non verrà salvata nel nuovo account Google. A questo punto dalle opzioni di Thunderbird dovete aggiungere il nuovo account Gmail, inserendo sempre utente e password; basta cliccare su Opzioni > Impostazioni Account > Aggiungi account di posta.
Una volta completata la procedura vi troverete entrambi gli account Gmail nella schermata principale di Thunderbird. Ora punto si può manualmente effettuare la copia delle cartelle da un account all’altro: in realtà basterebbe un copia/incolla semplicissimo ma, in caso di errore, sarebbe poi impossibile sapere cosa è stato copiato e cosa no.
Vi consiglio quindi di utilizzare una comodissima estensione per Thunderbird, chiamata Copy Folder, che farà questo lavoro per voi in sicurezza.
DOWNLOAD | Copy Folder per Thunderbird
Una volta installato l’addon, andate su Opzioni > Impostazioni account. All’interno delle impostazioni del vecchio account Gmail, assicuratevi che sotto la sezione sincronizzazione e archiviazione sia selezionata l’opzione “mantieni il messaggio per questo account su questo computer“.
A questo punto è consigliabile copiare il contenuto del nostro vecchio account sul nostro PC, per riparare ad eventuali errori che potrebbero manifestarsi durante la “migrazione”. Nella schermata iniziale di Thunderbird, fate click destro sul vecchio account Gmail e selezionate Copia > Cartelle locali > Copia qui. Questo comando trasferisce tutto il contenuto nel vostro vecchio account Gmail in una cartella in Cartelle locali etichettate con il tuo vecchio indirizzo email.
Per trasferire decine di migliaia di email, allegati e log delle chat ci vogliono circa 8 ore: naturalmente maggiori sono i dati da trasferire e maggiore sarà il tempo che l’operazione richiederà per completarsi.
Copia dal computer locale al nuovo account Gmail
Una volta che il trasferimento dal vecchio account sul nostro computer è stato completo, dovete effettuare l’operazione al contrario, verso il nuovo account. La directory principale è “Cartelle locali” e la directory root per il nuovo account Gmail è vostronomeutente@gmail.com.
L’estensione Copy Folder, precedentemente installata, vi darà sempre una conferma quando si selezionano le cartelle. Controllare la conferma ogni volta che state copiando qualcosa per assicurarvi che state copiando correttamente le cartelle sul PC dal vecchio account e dal PC al nuovo, altrimenti è necessario annullare il processo e ripetere l’operazione di copia.
Ripetete questa procedura per tutte le cartelle locali che si desidera copiare sul nuovo account Gmail.
Importazione dei filtri
Quando il processo è terminato, accedete al tuo nuovo account Gmail. Andate su Impostazioni -> Filtri e fate click su Filtri di importazione nella parte inferiore dello schermo e selezionate il file “MailFilters.xml” che avevate salvato in precedenza durante il processo di esportazione del filtro sul vostro account Gmail vecchio.
Un filtro interessante da creare è quello per avere tutta la posta che proviene dal vecchio account smistata in una cartella del nuovo. Per fare questo potete cliccare su Impostazioni > “Filtri e account bloccati”. Ora avrete un’etichetta nel nuovo account Gmail che contiene tutte le e-mail inoltrate dal vecchio account.
Se non avete più la necessità di tenere sotto controllo il vostro vecchio account, basta spegnere il forwarding ed eliminare il filtro.
Trasferire calendario e contatti Google
Nella sezione precedente abbiamo migrato Gmail e la chat di Google, le due componenti dell’account Google che sicuramente utilizzate di più. In questa sezione, invece, trasferiremo Calendario e Contatti, altri due popolari strumenti di Google.
Esportazione del calendario
Il primo passo è quello di accedere al vostro vecchio account Google e recarvi su Google Calendar. Cliccate su Impostazioni > Calendari e poi su “Esporta calendari“. Vi verrà richiesto di scaricare un file dal titolo “vostrovecchioaccount@gmail.com.ical.zip“. Salvate il file.
Dovete notare che il file creato ha al suo interno dei file .ics che rappresentano ciascuno dei vostri calendari.
Importare il calendario
Per importare un nuovo calendario bisogna prima creare il calendario nel nuovo profilo. Dopo averlo nominato come il vecchio, potete cliccare su “Importa calendario“.
Selezionate un file ICS e quindi selezionate il calendario che si desidera importare dentro il nuovo profilo. E così via fino a quando non avete terminato tutti i calendari. Se avete un calendario condiviso dovete contattare il proprietario del calendario per autorizzare la nuova utenza a condividere lo stesso.
Trasferire i contatti di Google
Il trasferimento dei contatti di Google è un’operazione semplice come quella per il calendario. Accedete al vostro vecchio account Google e aprite la lista dei contatti (per accedervi c’è un menu a tendina in alto a sinistra con su scritto Gmail; cliccate su di esso e selezionate Contatti.. Tra le varie opzioni, c’è il menu “Altro” dove dovrete selezionare “Esporta“.
Vi verrà richiesto di specificare esattamente quali contatti si desidera esportare. L’impostazione predefinita è “Tutti i contatti”, ma è possibile scegliere i singoli gruppi che avete creato. Oltre a selezionare i contatti, si può anche selezionare il formato: lasciate predefinito il valore Google cvs, visto che dovete reimportarli da un altro account Google. Vi verrà richiesto di scaricare un file chiamato “google.cvs“.
Importare i contatti di Google
Accedete al vostro nuovo account Google, andate nella pagina Contatti e fate click sul pulsante Altro. Questa volta cliccate su Importa. Basta scegliere il file Google.cvs salvato nel passaggio precedente e fate clic su OK.
Trasferire i file di Google Drive nel nuovo account
Accedete al vostro vecchio account Google Drive, selezionate tutti i documenti che si desidera trasferire al nuovo account (si può semplicemente utilizzare l’opzione “Seleziona tutto” nell’interfaccia principale se volete trasferire tutto) e fate click destro per aggiungere l’indirizzo e-mail del nuovo account come collaboratore.
Salvate le modifiche. Una volta che il vostro nuovo account è un collaboratore su tutti i documenti che desiderate condividere dal vecchio account, potete migrare i file scelti. Fare click destro sul menu blu a discesa accanto alla voce del nuovo account come collaboratore e selezionate “è titolare“.
Al termine dell’operazione avrete trasferito tutti i documenti al nuovo account.
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