Al giorno d’oggi, le aziende si trovano a operare in uno scenario in continua evoluzione, in cui la dematerializzazione dei documenti si è dimostrata fondamentale, la firma digitale sta diventando sempre più cruciale per tutte quelle imprese determinate a dimostrare il loro valore.
Assicurando un’automatizzazione dei flussi di lavoro, la firma digitale ha permesso di rivoluzionare le fasi di stipula, aprendo le porte a un sistema di gestione più rapido ed efficiente.
I vantaggi della firma digitale
Integrare in azienda un workflow basato sulla firma digitale aiuta a semplificare diversi processi e ad azzerare le tante criticità legate alla firma su carta.
Innanzitutto, è possibile ridurre quelle problematiche connesse alla momentanea assenza di uno o più soggetti coinvolti nella trattativa, che rischiano di ritardare la stipula del contratto, così come quegli errori nell’apposizione della firma, che potrebbero di inficiare la validità dei documenti.
Basandosi sull’efficienza offerta dal mondo virtuale, una firma digitale aiuta ad abbattere i confini fisici fra tutti i soggetti interessati, eliminando ritardi e inesattezze e azzerando anche quei tempi di elaborazione o di attesa di autorizzazione invece necessari con i documenti cartacei.
Il risultato è una riduzione di costi e tempistiche che favorisce la concentrazione delle risorse sui servizi a maggior valore. Naturalmente, per ottenere il meglio da questo strumento, è anche fondamentale ripensare tutti i processi, in modo da favorire una perfetta ottimizzazione delle diverse fasi di gestione.
Come gestire i processi aziendali grazie ai software per firma digitale
Indipendentemente dal settore, dalle dimensioni e dal loro particolare modello di business, le aziende possono beneficiare di tutti i vantaggi della firma digitale grazie a software dedicati, sviluppati appositamente per le imprese e gli studi professionali.
Si tratta di risorse come TeamSystem Signature, che permette di semplificare i processi autorizzativi favorendo la firma a distanza da qualunque dispositivo, favorendo una perfetta coesione tra professionisti o dipartimenti e facendo sì che tutte le divisioni di una stessa azienda possano lavorare in modo sinergico.
Naturalmente, i documenti siglati mediante l’utilizzo di software per firma digitale hanno il medesimo valore giuridico di quelli su cui viene apposta la firma autografa. Anche in questo caso, infatti, la firma digitale garantisce l’integrità e l’autenticità del documento e la paternità del firmatario, con l’ulteriore vantaggio di favorire la sottoscrizione di ogni genere di contratto in maniera veloce e con un risparmio sui costi della carta e delle operazioni di stampa.
Un software ad hoc permette inoltre di migliorare tutti i processi inerenti la firma digitale ottimizzando la gestione documentale: tramite un programma è possibile consultare in ogni momento i contratti da firmare, etichettarli, per rendere più semplice la loro catalogazione, e accedere a processi che permettono di sollecitare la firma.
Senza contare che è possibile conservare i documenti in modo sicuro secondo normative o procedure previste dal settore, con una efficiente gestione dell’archivio e dell’anagrafica dei firmatari.
Ottimizzare la gestione della firma digitale: dal provider alla formazione
Naturalmente la firma digitale, essendo un sistema di firma avanzata, basata su chiavi crittografiche, deve essere richiesta esclusivamente a prestatori di servizi fiduciari accreditati, ovvero i soggetti autorizzati a rilasciare i certificati qualificati per la firma digitale sotto la vigilanza di AgID.
Allo stesso tempo, è fondamentale implementare la firma digitale in azienda contestualmente a una strategia operativa in cui sia prevista una diffusione della cultura digitale, in modo che tutti gli operatori coinvolti – dai manager ai dipendenti – siano pronti ad accogliere e supportare questo processo così rivoluzionario.
La firma digitale, infatti, rendendo più efficiente la forza lavoro e assicurando all’azienda migliori prestazioni, può essere alla base di quel cambiamento digitale indispensabile per essere competitivi nel mercato del futuro.
