La firma digitale è uno strumento sempre più utilizzato principalmente da professionisti e imprese per firmare documenti elettronici dandogli un valore legale. Cercando maggiori informazioni su questo argomento, siete capitati nella nostra guida su come ottenere la firma digitale perché magari volete avere maggiori informazioni sull’argomento. Non perdiamo altro tempo e vediamo subito come funziona.
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Firma digitale: cos’è e come funziona
La firma digitale è un tipo di firma elettronica che abbina le caratteristiche della avanzata all’utilizzo di sistemi di crittografia asimmetrica, ossia i sistemi in cui viene impiegata una coppia di chiavi crittografiche (pubblica e privata) per verificare l’integrità e l’originalità dei documenti. Per chi non lo sapesse, la firma elettronica avanzata ha un valore legale certo in quanto permette di firmare documenti utilizzando degli strumenti che dimostrano l’integrità del documento e sui quali, colui che ha firmato, conserva un controllo esclusivo.
La firma digitale si basa su 3 cose principali: autenticità, integrità e non ripudio. È autentica in quanto assicura l’identità della persona o dell’impresa che ha firmato il documento. È integra in quanto prova che i documenti firmati non sono stati modificati dopo la firma. Il principio del non ripudio, invece, permette al documento firmato tramite firma elettronica di non essere disconosciuto da chi l’ha firmato.
Nei diversi kit per la firma digitale è presente anche il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi) la quale consente di autenticarsi sui servizi della Pubblica Amministrazione e inoltre permette la firma elettronica dei documenti. Tuttavia, il valore legale varia in base al certificato CNS scelto. Un’altra precisazione importante da effettuare è che la firma digitale (e in generale elettronica) non ricopre lo stesso ruolo della PEC. Quest’ultima è la posta elettronica certificata che dona valore legale esclusivamente ai messaggi e-mail e non ai singoli documenti.
La firma digitale può essere utilizzata in bilanci e atti societari, per l’iscrizione al registro dei revisori contabili, per comunicazioni degli operatori finanziari con l’Agenzia delle Entrate, per le comunicazioni tra impresa e Pubblica Amministrazione, per denunce e dichiarazioni cambio di residenza e così via.
Come ottenere la firma digitale
Dopo aver effettuato alcune precisazioni, adesso possiamo finalmente vedere come ottenere la firma digitale. L’intera operazione consiste nell’acquisto di un kit di firma digitale dalle aziende che si occupano di venderli (conosciuti anche come enti certificatori). Nelle prossime righe vi riporteremo la procedura standard da effettuare per procurarsi la firma digitale ma comunque vi suggeriamo di leggere le istruzioni esatte presenti sui siti Web delle varie società.
Dove acquistare il kit di firma digitale
La prima operazione da compiere è quella di comperare il kit di firma digitale più adatto alle vostre esigenze affidandovi a un ente certificatore. I kit per la firma digitale sono generalmente composti da una smart card che include il certificato di firma digitale. Quest’ultimo ha scadenza, quindi deve essere rinnovato ogni tot di anni. Oltre a questo, è presente un dispositivo che legge la smart card e che consente di applicare la firma digitale.
Alcune aziende specializzate nella vendita di questi kit includono anche i driver e i software necessari per poter sfruttare questo strumento mentre in certi casi bisogna effettuare il download separatamente. Il kit di firma digitale più completo è sicuramente quello in formato pendrive.
All’interno delle chiavette USB, infatti, è possibile trovare la smart card, il certificato di firma digitale in formato SIM, i driver e i software necessari per utilizzare al meglio la firma digitale e dello spazio di archiviazione per salvare i documenti. In alternativa, abbiamo anche un kit composto da una smart card e un lettore di smart card esterno. Pur essendo abbastanza ingombrante, costa meno.
Infine, ci sono i kit per la firma digitale remota i quali permettono di firmare documenti senza usare chiavette o smart card. In parole povere, questo strumento si appoggia al cloud acquistando una smart card virtuale. In caso di necessità, basta immettere una password temporanea da generare tramite chiavetta OTP, attraverso un’app per smartphone oppure ricevuta via SMS.
Attualmente, gli enti certificatori più famosi ed importanti del settore sono Aruba, Poste italiane e InfoCert. Una volta scelta l’azienda desiderata, è necessario selezionare il kit preferito e creare un account direttamente sul sito Internet dell’ente certificatore fornendo i dati personali completi e quelli di un documento di identità valido (es. patente o carta d’identità). L’acquisto del kit di firma digitale può essere effettuato tramite PayPal o carte di credito o prepagata.
Verificare l’identità
Per iniziare a sfruttare il kit appena acquistato, bisogna procedere con la verifica della propria identità. Questa avviene recandosi in Comune con un documento di identità valido e l’intera documentazione ricevuta dall’ente certificatore (è previsto l’acquisto di una marca da bollo), presso un Ufficio Postale o il centro del corriere selezionato dall’azienda per la consegna del kit. In questo caso è necessario fornire un documento di identità valido e pagare una piccola somma.
Altre due soluzioni sono l’identificazione dal postino o dal corriere che vi consegna il kit di firma digitale fornendo sempre il documento di identità e apponendo una firma alla documentazione oppure via Internet effettuando il riconoscimento tramite webcam.
Attivare il kit di firma digitale
Il prossimo passaggio da effettuare è quello di attivare il kit di firma digitale. L’operazione può essere fatta direttamente sul portale Internet dell’ente certificatore fornendo i dati richiesti. In generale, è necessario dare il codice seriale della smart card, il codice fiscale e alcuni documenti per verificare l’identità. Naturalmente, seguite alla lettera le indicazioni che trovate sul sito dell’azienda scelta così non avrete problemi.
Come usare la firma digitale
Dopo aver visto come ottenere la firma digitale, adesso potete iniziare a usare il kit comperato scaricando i driver e i software necessari per dare valore legale ai documenti da firmare. In generale, bisogna avviare il software di firma, cliccare sull’apposito pulsante Firma e selezionare il documento da firmare. In questo caso, ad esempio, potete utilizzare sia documenti PDF che Word.
Il file di output (ossia quello che si ottiene dopo aver firmato), può essere salvato in P7M (Busta crittografia P7M), PDF o XML. Nel caso in cui aveste acquistato un kit di firma digitale che non contiene i driver o il software, dovrete effettuare prima il download dal sito ufficiale dell’ente certificatore e poi procedere con l’installazione.
